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一旦決定了參加某一個展覽會，則要即刻開始積極籌備。展覽會是一項系統工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財力和精神呢？有人對展覽會上的參觀者作了調查，發現影響他們記憶的因素主要有六條，建議展出者不妨從這里入手：
1．展品選擇展品質展出者能給參觀者留下印象的重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39％的比重，應予重點考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質和內容；代表性是指展品要能體現展出者的技術水平、生產能力及行業特點；獨特性則是指展品要有自身的獨特之處，以便和其它同類產品區分開來。
2．展示方式展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物，借助裝飾、布景、照明、視聽設備等手段，加以說明、強調和渲染。展品如果是機械或儀器要考慮安排現場示范，甚至讓參觀者親自動手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現場品嘗，并準備小包裝免費派發；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。
3．展臺設計展臺設計的表面任務是要好看，根本任務則要幫助展出者達到展覽目的。展臺要能反映出展出者的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環境。因此，展臺設計在注重視覺沖擊力的同時，還要注意以下幾點：展覽會不是設計大賽，展臺設計要與整體的貿易氣氛相協調；展臺設計是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展臺設計要考慮參展者的公眾形象，不可過于標新立異；展臺設計時不要忽略展示、會談、咨詢、休息等展臺的基本功能。展臺要素的配套使用還應有助于增強工作人員談話內容的說服力，使顧客的瞬間好感在有限的時空內能夠反復得到證實和加強，為展覽會后的聯系打下基礎。
展臺設計還要考慮到與展覽會期間企業計劃舉辦的其它活動配套。越來越多的大企業把展覽會當成了進行題公關活動的好場所，除了展覽本身以外，他們還在展覽會期間同時舉行各種各樣的會議、研討會、表演或招待會等活動，因為展覽會期間觀眾量大而且集中，這些活動與展覽同時舉行，影響大又節約開支。這在另一方面對展臺搭建提出了新的要求。歸根結底，企業對參展的態度還取決于經濟上是否劃算。因此在保證效果的同時，還要算好經濟賬，盡可能使用新型的、可重利用的展臺材料，認真研究設計方案，減少不必要的開支。一言以蔽之，對企業來說，當然少花錢多辦事。但是這是說起來容易，做起來難的事情。它需要展臺設計和搭建人員更加具有想象力、創造性和靈活性。
4．客戶邀請展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，但有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參觀者不應被動地等客戶到來，要有意識地邀請客戶來。可采取直接發函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳、派發資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業參加展覽會時如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會收到事半功倍的效果。
5．人員配備人是展覽工作的要素，也是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可以從四個方面加以考慮：
第一，根據展覽性質選派合適類型或相關部門的人員；
第二，根據工作量的大小決定人員數量；
第三，注重人員的基本素質，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動性等；
第四，加強現場培訓，如專業知識、產品性能、演示方法等等。
展臺人員要結合參展商品的特點，靈活應付：如果是大眾消費品應著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力；如系新產品，須大力宣傳其與眾不同之處；產品如具獨創性，則應強調其技術上的突破性。
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